Quản lý phòng khám

Theo dõi, quản lý thông tin khách hàng trong phòng khám không chỉ là cơ sở để lên kế hoạch bán hàng mà còn đưa đến cơ hội nâng cao doanh thu cho phòng khám. Tuy nhiên, việc quản lý 1 hệ thống data khổng lồ theo thời gian chưa bao giờ là điều dễ dàng. Vậy, những phòng khám thành công đã làm điều đó như thế nào?

Quản lý dữ liệu khách hàng, bạn quan tâm đến điều gì?

Khi được hỏi câu này, nhiều doanh nghiệp phòng khám mới mở thường chỉ quan tâm đến việc lưu lại thông tin cơ bản của khách hàng như: tên, số điện thoại, địa chỉ. Nhưng thật chất, tất cả những gì bạn cần khi nhắc đến số liệu của 1 khách hàng bao gồm:

1. Quản lý thông tin khách hàng

Những thông tin cơ bản về khách hàng như: tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, ngày điều trị,… sẽ giúp chủ phòng khám nha khoa có thể theo dõi và nắm bắt tình hình khách hàng 1 cách rõ ràng nhất. Điều này không chỉ hỗ trợ cho việc chăm sóc khách hàng về sau mà còn là cơ sở để bạn lên kế hoạch truyền thông và bán hàng hợp lý.

2. Quản lý lịch sử điều trị tại phòng khám

Chủ phòng khám cần theo dõi và kiểm soát lịch sử điều trị của khách hàng. Những dữ liệu cần quan tâm là: tình trạng, lộ trình điều trị của khách hàng, hóa đơn, thời gian, số tiền, người tạo, phác đồ điều trị. Bằng cách này bạn sẽ nắm được tiến trình điều trị bệnh của bệnh nhân đang ở giai đoạn nào và đã thanh toán được bao nhiêu tiền. Ngoài ra, việc này cũng sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi công việc của nhân viên. Từ đó hạn chế tình trạng sai sót, thất thoát và tối ưu doanh thu cho cửa hàng.

3. Quản lý công nợ khách hàng

Lưu trữ thông tin về công nợ khách hàng, phân loại khách hàng đã thanh toán và chưa thánh toán cho từng loại mặt hàng là điều cần thiết. Nó sẽ giúp chủ phòng khám nha khoa có thể quản lý công nợ tốt hơn. Đồng thời, bạn cũng sẽ dễ dàng đưa ra phương thức xử lý phù hợp với từng đối tượng khách hàng.

Với thông tin khách hàng, bạn sẽ làm được gì?

Thông tin khách hàng được xem là “tài sản” quý giá của mỗi đơn vị phòng khám nha khoa, với danh sách này, bạn có thể:

1. Sử dụng thông tin khách hàng để tạo mối quan hệ

Với thông tin cơ bản từ khách hàng, bạn có thể tận dụng để tạo các chương trình marketing, gây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng. Ví dụ gửi phiếu giảm giá cho khách hàng có sinh nhật trong tháng 09.

Bạn cũng có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn bằng tin nhắn (ví dụ nhắc hẹn lịch tái khám), email marketing (gửi thông tin chăm sóc răng miệng phù hợp với tình trạng của bệnh nhân),… Với cách này bạn sẽ gia tăng lượng khách hàng trung thành cho phòng khám nha khoa 1 cách nhanh chóng.

2. Sử dụng dữ liệu khách hàng để phân loại khách hàng

Sử dụng lịch sử mua hàng để phân loại khách hàng theo các cấp bậc như: khách hàng mới, khách hàng thân thiết,… sẽ giúp bạn có thể lập ra kế hoạch marketing chính xác hơn cho từng nhóm khách hàng.

Việc dành tặng những ưu đãi tương ứng với mức sử dụng dịch vụ của từng nhóm khách hàng sẽ giúp thúc đẩy khả năng quay lại của khách hàng cao hơn.

Sử dụng thông tin công nợ phân loại khách hàng đã thanh toán và chưa thanh toán: giúp chủ phòng khám nha khoa dễ dàng theo dõi và có phương thức quản lý phù hợp.

Sử dụng thông tin về lộ trình điều trị sẽ giúp bác sĩ nha khoa dễ dàng tiếp tục điều trị theo phác đồ đã định sẵn.

>>>> >> Đừng bỏ qua: Cách tăng doanh thu phòng khám nha khoa 

Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa - quản lý hồ sơ khách hàng

Phần mềm quản lý nha khoa Tdental là phần mềm chuyên biệt dùng để quản lý tối đa mọi hoạt động kinh doanh trong phòng khám. Và chắc chắn, trong đó có cả tính năng quản lý khoa học toàn bộ thông tin của khách hàng. Theo đó, Tdental sẽ giúp bạn:

1/ Về quản lý bệnh nhân (khách hàng)

• Quản lý thông  tin, tiểu sử bệnh của khách hàng
• Quản lý những lịch hẹn tái khám hoặc lịch hẹn đặt trước, xem đợt khám trước từ một lịch hẹn
• Quản lý danh sách phiếu tư vấn và phiếu điều trị
• Thống kê khách hàng theo từng khu vực…
• Quản lý thống kê phiếu điều trị

2/ Quản lý các dịch vụ

• Quản lý danh sách công đoạn của từng dịch vụ (dễ dàng hẹn tái khám, tiếp tục dịch vụ đang làm). tùy chỉnh công đoạn của mỗi đợt khám ví dụ gặp các ca khó phải làm thêm công đoạn
• Kê và in toa thuốc cho khách hàng trong mỗi đợt khám dễ dàng và chi tiết
• In phiếu điều trị, in toa thuốc…

3/ Quản lý Labo, nguyên vật liệu, tồn kho, xem báo cáo xuất nhập tồn

• Quản lý danh sách phiếu labo gửi đến các cơ sở labo, ghi nhận công nợ labo
• Quản lý mua hàng, đặt trước labo
• Xuất nhập kho vật tư, xem tồn kho vật tư, xem báo cáo xuất nhập tồn

4/ Quản lý chuỗi chi nhánh

• Xuất nhập kho vật tư, xem tồn kho vật tư, xem báo cáo xuất nhập tồn
• Liên kết dữ liệu các chi nhánh, dễ dàng quản lý

5/ Quản lý thiết lập chương trình khuyến mãi

• Quản lý thẻ thành viên, tích điểm
• Thiết lập và lên chương trình khuyến mãi, coupon

5/ Quản lý công nợ, doanh thu

• Thống kê chi tiết công nợ của mỗi khách hàng, xem báo cáo công nợ
• Quản lý ghi nhận công nợ nhà cung cấp
• Thống kê doanh thu

>>>> >> Đừng bỏ lỡ cơ hội Dùng thử miễn phí: Phần mềm quản lý nha khoa, quản lý khách hàng được 90% các chuỗi phòng khám tin dùng