Nội dung:
Chủ phòng khám thường lăn tăn giữa việc nên sử dụng những nền tảng có sẵn như phần mềm excel để quản lý phòng khám nha khoa hay lựa chọn phần mềm chuyên dụng hơn. Điều này tùy thuộc vào những hạng mục mà bạn muốn quản lý cũng như quy mô của phòng khám, nếu bạn muốn tận dụng nhân sự nhiều hơn là dựa vào máy móc, thiết bị công nghệ thì phần mềm excel khá lý tưởng. Tuy nhiên trong thì hiện tại, công nghệ gần như là công cụ hoàn hảo để chúng ta có thể tin tưởng, để chúng giúp tối ưu hiệu quả công việc. Để có thể đưa ra quyết định lựa chọn đúng đắn bạn có thể tham khảo qua bài viết bên dưới, TDental sẽ liệt kê chi tiết về những ưu và nhược điểm cả việc quản lý phòng khám nha khoa bằng phần mềm excel và mức độ tương thích với mỗi quy mô phòng khám khác nhau.
Phần mềm quản lý phòng khám bằng excel như thế nào?
Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và thống kê số liệu có trong bảng từ Excel. Bảng tính của Excel bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng.
Và phần mềm này từ lâu cũng được áp dụng cho việc quản lý phòng khám nha khoa về các hạng mục quản lý khách hàng, labo, doanh thu, lợi nhuận, lương bổng… Tuy nhiên nếu so sánh độ tối ưu, thì thực tế hiện nay sự có mặt của nhiều phần mềm quản lý nha khoa tiến tiên hơn đã vượt xa hẳn. Phần mềm quản lý phòng khám bằng excel thực tế chỉ còn áp dụng cho các phòng khám vừa và nhỏ mà thôi.
>>> Tải tài liệu: quản lý kho phòng khám nha khoa <<<
Ưu điểm của việc quản lý phòng khám phần mềm excel
Phần mềm quản lý phòng khám bằng excel được sử dụng khá phổ biến ở các cơ sở nha khoa nhỏ và vừa, người dùng có thể tự thiết kế một quy trình quản lý các hạng mục theo nhu cầu của phòng khám. Cụ thể excel có thể quản lý các mục như:
Quản lý bệnh nhân nha khoa: Ghi họ tên và mã số bệnh nhân, biên lai khám và chữa bệnh cho bệnh nhân. Thống kê thu chi dịch vụ toàn diện (giống phần quản lý viện phí ở trên), ghi nhận bệnh sử bệnh nhân, tình trạng dị ứng và sinh hiệu, cung cấp cho BS Nha Khoa
Bệnh án nha khoa: Cung cấp hồ sơ chi tiết khám và chữa răng cho bệnh nhân, ghi sơ đồ răng để thống kê khoa học, liên kết đến các xét nghiệm cận lâm sàng và phục hình răng, lấy dữ liệu đưa vào bộ hồ sơ bệnh án.
Cận lâm sàng: dùng khi phòng khám nha có khoa cận lâm sàng. cung cấp dữ liệu cận lâm sàng vào bệnh án của bệnh nhân, các xét nghiệm về máu, X-quang
Xuất báo cáo: kết quả hoạt động kinh doanh theo dạng thống kê
Và các lý do để phần mềm excel trở nên phổ biến là:
Excel không tốn thêm chi phí
Có thể theo dõi hoạt động hàng ngày, thu chi ở mức căn bản
Có nhiều hàm, công thức thú vị giúp ích cho công việc của bạn
Nhược điểm của việc quản lý phòng khám bằng file excel
Không thể mở rộng tính năng
Đây là một trong những hạn chế lớn nhất của việc quản lý phòng khám nha khoa có quy mô lớn bằng phần mềm excel, việc phải theo dõi hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn mục thông qua Excel, bạn sẽ nhanh chóng thấy mức độ phức tạp. Ngay cả phiên bản Microsoft Excel Pro mạnh mẽ nhất cũng chỉ có thể xử lý rất nhiều trang tính và tab cùng một lúc.
Mọi thứ chỉ đơn giản là một bảng ghi chép, bạn khó có thể liên kết giữa các phân hệ phòng khám với bảng tính Excel. Đối với các chẩn đoán, kết quả cận lâm sàng, hình ảnh, Excel hoàn toàn bó tay. Để có thể đánh giá khách quan nhất, Excel chỉ thực sự hữu ích với phòng Tài chính - Kế toán. Với các phòng ban khác trong bệnh viện, phòng khám, công cụ này hoàn toàn vô nghĩa.
Không cập nhật theo thời gian thực
Một bảng tính đơn giản là không có khả năng theo dõi mọi số liệu theo thời gian thực. Ví dụ, mức tồn kho dược, vật tư sẽ không được cập nhật liên tục. Thay vào đó, nó chỉ hiện thị số liệu theo lần nhập dữ liệu gần đây nhất của bạn. Đây là lý do tại sao bạn có thể theo dõi và biết tồn kho vật tư của phòng khám đang thực sự ở đâu. Hàng hóa vật tư, dược phẩm nào cần được nhập kho ngay. Mọi hoạt động sẽ không bị ảnh hưởng. Nhà thuốc của bạn cũng có thuốc để bán cho khách ngay.
Dễ gặp phải sai sót khi xuất dữ liệu báo cáo
Khi cần phải xuất dữ liệu báo cáo, việc cùng lúc kiểm tra nhiều file thông tin cần đảm bảo độ chính xác cao. Tuy nhiên nếu nhân viên không đủ trình độ chuyên môn, không am hiểu kỹ về Excel, file lưu trữ thì rất dễ dẫn đến tình trạng báo cáo bị sai. Phần mềm quản lý thiết bị bằng Excel đôi khi khiến người sử dụng rất đau đầu với nhiều số liệu thống kê. Đặc biệt khi các ngành kỹ thuật cần đảm bảo chính xác tuyệt đối về các con số.
Độ bảo mật, an toàn thấp
Hiện nay, các doanh nghiệp sử dụng Excel trong việc quản lý thiết bị thường chia làm hai dạng là quản lý tập trung và quản lý phân tán. Thực hiện quản lý tập trung là khi cả phòng sẽ sử dụng 1 file được đặt trong 1 thư mục theo quy định. Điều này sẽ sẽ tạo nên hạn chế khi có 2 người cùng truy cập để sửa file thông tin. Nếu cả đều mở file để sửa thông tin kỹ thuật của máy A và B. Những thông tin của máy A được lưu trước, B lưu sau thì file Excel sẽ chỉ lưu thay đổi ở máy A mà không có của máy B. Điều này dẫn đến sự sai lệch thông tin. Quản lý phân tán sẽ được thực hiện riêng biệt. Mỗi người sẽ có 1 file Excel khác nhau sau đó sẽ tổng hợp lại. Tuy nhiên, cách này lại không đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trong báo cáo. Hơn thế quá trình tổng hợp lại cũng rất tốn thời gian. Hơn nữa, bảng theo dõi thông tin thiết bị cũng sẽ bị ảnh hưởng nếu máy tính xảy ra sự cố.
Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa chuyên nghiệp
Như đã nói trên, phần mềm quản lý phòng khám nha khoa bằng file excel chỉ phù hợp với những phòng khám có quy mô nhỏ và vừa, muốn tiết kiệm chi phí và quản lý những hạng mục cơ bản nhất. Tuy nhiên nếu áp dụng cho các phòng khám có quy mô lớn hay dạng chuỗi phòng khám thì không hề khả thi, lại có dễ nhầm lẫn vì hệ thống dữ liệu không hề thống nhất với nhau, đa số những đều cần đến nhân sự để quản lý.
Với những hạn chế trên các chủ phòng khám nha khoa đã lựa chọn phần mềm quản lý nha khoa chuyên nghiệp đang khá phổ biến ở thời điểm hiện tại. Phần mềm không chỉ tạo nên bảng hệ thống thống kê chi tiết như Excel mà còn khắc phục được tất cả các nhược điểm của Excel. Với khả năng lưu trữ thông tin lớn, phòng khám nha khoa có thể cập nhật các thông tin một cách chi tiết nhất. Điểm cộng lớn nhất của phần mềm nha khoa là giảm tối đa lượng công việc cho nhân sự. Việc thống kê, phân tích báo cáo được thực hiện một cách nhanh chóng. Các thông tin được phân tích đầy đủ hiệu suất sử dụng đưa ra các chiến lược, kế hoạch mới.
Với những liệt kê chi tiết về ưu và nhược điểm của việc quản lý phòng khám, bệnh nhân bằng excel và đề xuất các phương án thay thế, hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có cho mình phương án tối ưu nhất trong việc lựa chọn công cụ hỗ trợ quản lý việc kinh doanh trở nên thuận lợi hơn. Chúc bạn thành công!