Chia sẻ

Lượng công việc cần xử lý của một phòng khám nha khoa nhiều vô kể, và còn nhiều các phòng khám đang loay hoay không thể làm tốt nhất cho việc vừa quản lý các nguồn tài nguyên có sẵn như thông tin khách hàng, nhân sự, vật tư, trang thiết bị, nguồn vốn, vừa năng cao tay nghề để cung cấp chất lượng dịch vụ... Thế nên, TDental muốn chia sẻ đến các chủ phòng khám nha khoa những phương pháp để tăng năng suất làm việc cho phòng khám nha khoa góp phần cải thiện doanh thu và thu hút khách hàng nha khoa hiệu quả. Trước khi đi vào chi tiết chúng ta hãy tìm hiểu tầm quan trọng của việc cải thiện năng suất làm việc tại phòng khám nha khoa.

Tăng năng suất làm việc - mục tiêu mọi phòng khám hướng đến

Năng suất rất quan trọng vì nó là thước đo hiệu quả của lực lượng lao động, và để đánh giá một phòng khám nha khoa có năng suất làm việc hiệu quả, cần nhìn vào cách phòng khám sử dụng các nguồn lực, máy móc, tài chính, công nghệ… đã tối ưu nhất để góp phần làm nên sự phát triển vững mạnh của phòng khám nha khoa hay chưa. Nói cách khác, nâng cao năng suất làm việc cho một phòng khám nha khoa là quá trình cung cấp dịch vụ hiệu quả tạo ra nhiều lợi nhuận cho phòng khám. 

Lợi nhuận tuy không phải đích đến cuối cùng của hoạt động phòng khám nha khoa, nhưng đây là tiêu chí giúp phòng khám phát triển và cung cấp được nhiều dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Đó cũng là lý do vì sao chủ nha khoa luôn không ngừng nâng cao năng suất làm việc cho phòng khám của mình. Với kinh nghiệm cũng như góp nhặt những chia sẻ từ những người đã đi trước, TDental đã cô đọng thành 7 phương pháp dưới đây giúp tăng năng suất làm việc cho phòng khám nha khoa - cách vận dụng các yếu tố trên một cách tối ưu là như thế nào?

7 Phương pháp tăng năng suất làm việc cho phòng khám nha khoa

Rút ngắn thời gian khách hàng chờ đợi

Hiện nay, với đặc tính công việc bận bịu, nên việc rút ngắn thời gian của khách hàng chờ đợi một dịch vụ nha khoa là vô cùng quan trọng, nó không chỉ giúp phòng khám đẩy nhanh tiến trình phục vụ mà còn ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ nha khoa. Thực tế, khách hàng phàn nàn khá nhiều về các dịch vụ theo hình thức quy cũ, truyền thống, quy trình rườm rà khiến họ mất khá nhiều thời gian để được tiếp nhận thăm khám, điều trị. 

Để rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng, chủ phòng khám cần đẩy mạnh tiếp nhận hồ sơ đăng ký và lịch hẹn qua hình thức online, sắp xếp hợp lý các lịch hẹn của các bệnh nhân trong một ca làm việc, để đảm bảo đúng thời gian hẹn khách hàng đến phòng khám là họ sẽ được phục vụ nhanh nhất, các yếu tố này phục thuộc vào sự sắp xếp phân bố số lượng bệnh nhân của phòng khám đã hợp lý hay chưa.

Kiểm soát tốt lượng bệnh nhân trong phòng khám

Để kiểm soát tốt nhất lượng bệnh nhân trong một ngày của phòng khám cần đảm bảo không xảy ra tình trạng khách hàng đến trễ, quên lịch hẹn thăm khám. Bởi vì bạn đã dự trù số lượng bệnh nhân cụ thể ngày hôm nay, nên đã từ chối hoặc sắp xếp các bệnh nhân vào một ngày khác, nếu trường hợp khách hàng không đến, đến trễ rất dễ dẫn đến việc không đồng đều trong ca làm việc, điều này sẽ làm giảm năng suất làm việc của phòng khám và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. Để khắc phục tình trạng này, nhân sự phòng khám nên chú ý đến việc quản lý hồ sơ thông tin mỗi bệnh nhân, liên lạc để nhắc nhở, xác định lịch hẹn với họ, để dễ dàng sắp xếp lại kịp thời.

Đầu tư các trang thiết bị hiện đại

Nói đến năng suất làm việc của phòng khám nha khoa thì trang thiết bị nha khoa hiện đại đóng vai trò vô cùng quan trọng. Giúp bác sĩ đưa ra những chẩn đoán và phương pháp điều trị phù hợp nhất mang lại hiệu quả dịch vụ và sự chuyên nghiệp cho phòng khám.

Xây dựng quy trình nội bộ chuyên nghiệp

Việc đầu tiên khi khách hàng đến với phòng khám nha khoa chính là khai báo các thông tin cần thiết cho bộ phận lễ tân, bộ phận lễ tân sẽ bàn giao những thông này đến các bộ phận cần thiết trong phòng khám. Vấn đề cần nói đến chính là, sự ăn ý trong việc bàn giao những hồ sơ giữa các bộ phận cũng quyết định đến chất lượng và năng suất làm việc của phòng khám, cái chính là để hạn chế những sai sót thường gặp như: sai hóa đơn điều trị, nhầm lẫn thông tin bệnh nhân… Bởi vì khách hàng có thể là những khách hàng mới toanh hoặc là bệnh nhân đã trải qua nhiều giai đoạn tại phòng khám rồi. Cho nên, hiện nay hầu hết mọi phòng khám nha khoa khắc phục điều này bằng quản lý thông tin khách hàng bằng các dãy mã hóa, dễ dàng quan sát tất cả quá trình thăm khám đã diễn ra của bệnh nhân, khi cần thiết chỉ cần nhập số mã hóa để tìm kiếm các thông tin cần thiết.

Tạo động lực - tăng năng suất làm việc cho nhân viên phòng khám

Nhân sự là các yếu tố thường gây đau đầu cho bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để vận dụng tốt nhất nguồn nhân lực, để tạo ra rất nhiều các giá trị lớn nhất? Bí quyết để thúc đẩy nhân sự làm việc có hiệu quả đừng quên vận dụng các tính từ sau: chia sẻ - tin tưởng - công nhận - đãi ngộ. Tương tự với phòng khám nha khoa, việc ủng hộ tinh thần sẽ hiệu quả cho việc nâng cao năng suất làm việc toàn thể nhân sự. Vậy để công nhận sự cống hiến của họ, bạn có thể lập các chính sách khen thưởng, vinh danh cho các nhân viên đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất.

Đảm bảo mỗi nhân viên thực hiện công việc đúng với trách nhiệm

Mỗi nhân viên trong phòng khám, cần thiết thực hiện đúng các công việc đã được giao cũng trong phạm vi trách nhiệm của bản thân mình. Khi các nhân viên hiểu rõ được các công việc được giao, sẽ hạn chế việc vượt quyền, tranh công, đùn đẩy công việc cho nhau… Những yếu tố này điều không mang đến hiệu quả cho công việc kinh doanh, lại còn kéo theo sự trì trệ công việc, thậm chí ảnh hưởng đến chính khách hàng của mình.

Tăng năng suất làm việc cho phòng khám nhờ áp dụng xu hướng công nghệ mới vào việc quản lý phòng khám nha khoa

Xử lý trăm công nghìn việc chỉ bằng một chiếc laptop hay chiếc smartphone… bạn có tin không? 

Đúng như vậy, xu hướng công nghệ mới mà chúng tôi sắp nhắc đến góp phần cải thiện hiệu quả việc kinh doanh của bạn chính là phần mềm quản lý phòng khám nha khoa, nó có thể xử lý các khối lượng công việc khổng lồ của cả một phòng khám thông qua thiết bị điện tử có thể là máy tình bảng, laptop thậm chí là smartphone. Với sức chứa nguồn dữ liệu khổng lồ đến như vậy, phần mềm rút ngắn thời gian khai báo thông tin của khách hàng, đặc biệt là những khách hàng cũ và tiếp nhận thông tin khách hàng mới một cách chính xác nhất, nhận đặt lịch hẹn online và tự động xác định lại lịch hẹn với khách hàng mà không cần bất kỳ một nhân sự nào túc trực. Tích hợp tính năng chăm sóc khách hàng nha khoa và phân tích thông tin để hỗ trợ kế hoạch marketing một cách hiệu quả. Đây là công nghệ được đánh giá đã hỗ trợ 80% khối lượng công việc kinh doanh phòng nha.

Đó là 7 phương pháp nâng cao năng suất làm việc của phòng khám nha khoa theo các yếu tố quan trọng trong phòng khám như nhân sự, khách hàng, quy trình làm việc, chất lượng dịch vụ. Bạn có thể xem xét để cải thiện những điều còn thiếu sót trong quá trình kinh doanh để đạt kết quả tốt hơn bạn nhé, chúc bạn thành công!